Zum Sekretariat

Vom Telefonsekretariat zur Telefonzentrale

Machen Sie Ihr Telefonsekretariat zu einer richtigen Telefonzentrale. Bilden Sie die Organisation Ihres Unternehmens 1:1 über Ihr TELiAS-Telefonsekretariat ab. Die einzelnen Bausteine, mit denen Sie Ihre Telefonzentrale gestalten, stellen wir Ihnen heute vor.

Sekretariat:
Das Grundgerüst Ihrer Telefonzentrale ist das TELiAS-Telefonsekretariat, unabhängig vom gewählten Tarif.

Telefonverzeichnis:
Mit der TELiAS-Mitarbeiterliste sorgen Sie dafür, dass Ihre Anrufer Ihren verantwortlichen Mitarbeiter direkt erreichen können. Indem Sie jedem Ihrer Mitarbeiter eine Tätigkeit oder Funktion zuordnen, stellen Sie sicher, dass z.B. ein Interessent mit einem Kundenberater, ein Lieferant mit dem Einkauf oder ein Kunde mit der Buchhaltung verbunden wird. Zusätzliche Stichworte, wie „Debitoren“ oder „Kreditoren“ grenzen die Verantwortlichkeit weiter ein.

Abteilungs- und Mitarbeitersekretariat:
Das entscheidende Element zum Ausbau Ihres Sekretariates zu einer Telefonzentrale ist das TELiAS-Untersekretariat. Ob ein Untersekretariat eine vollständige Abteilung oder einen einzelnen Mitarbeiter erreichbar macht, legen Sie individuell fest.

Beispiel 1:
Die Mitarbeiter der Abteilung Vertrieb sollen für Kunden und Interessenten schnell erreichbar sein. Erfolgt ein Anruf und alle Kundenberater sind im Gespräch, wird der Anrufer direkt ins TELiAS-Sekretariat weitergeleitet. Von dort geht dann umgehend eine Gesprächsnotiz an die E-Mail-Adresse vertrieb@ihrefirma.de. So stellen Sie sicher, dass alle Teammitglieder umgehend über den Anruf informiert werden.

Beispiel 2:
Gesprächsnotizen zu Anrufen von Bewerbern sollen in Ihrem Unternehmen ausschließlich den Personalmanager Herrn Schmidt erreichen. Denn Vertraulichkeit ist eine Grundvoraussetzung für die erfolgreiche Rekrutierung neuer Fachkräfte. Soll die Besetzung einer neuen Position vertraulich erfolgen, muss sichergestellt sein, dass die Gesprächsnotiz direkt an Herrn Schmidt gesendet wird.

Eine Mitarbeiterliste und ein Untersekretariat richten Sie schnell und einfach in Ihrem TELiAS Service-Point ein.

Eine Anleitung zur Einrichtung finden Sie hier.

Die folgende Tabelle zeigt Ihnen, wie Sie Ihre Telefonzentrale aus den einzelnen Elementen des TELiAS-Baukastens zusammenstellen. Die gewünschten Funktionen haben wir für Sie noch einmal zusammengefasst.

Ihre individuellen Anforderungen setzen wir gerne gemeinsam mit Ihnen um. Das TELiAS-Kundenberatungs-Team steht Ihnen mit Rat und Tat zur Seite. Rufen Sie uns unter +49 221 400 68 55  an oder schreiben Sie uns an service@telias.de.

Wir beraten Sie gerne.